Grâce à votre expertise, vous pouvez créer un environnement de travail :
- efficace,
- productif,
- dans lequel toutes les informations sont facilement accessibles,
- qui facilite la prise de décision.
Dans cet article, nous vous guiderons pour maintenir facilement la qualité de la donnée grâce à 6 outils clés encore trop méconnus dans HubSpot.
Nous avons sélectionné pour vous 6 fonctionnalités :
- 3 gratuites et faciles à activer pour garantir une bonne base
- 3 du centre de gestion de la donnée du Operation hub (Outil payant)
3 fonctionnalités gratuites faciles à activer pour garantir une bonne base
1/ La gestion des doublons
La gestion des doublons est une fonctionnalité essentielle pour assurer la qualité de vos données.
Détecter et fusionnez les doublons dans votre base de données, évitant ainsi toute confusion ou incohérence.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez maintenir une base de données propre et organisée, ce qui facilitera la gestion et l'analyse de vos données.
Le + pour les admins : Vous pouvez donner accès à cette fonctionnalité à certains utilisateurs clés de votre organisation pour déléguer ce nettoyage.
2/ Reproduire un import passé
Il peut arriver que vous ayez besoin de reproduire un import précédent dans votre base de données. Cette option vous permet de le faire facilement en quelques clics. Que ce soit pour récupérer des données perdues ou pour mettre à jour des informations, reproduire un import passé vous fera gagner un temps précieux et vous assurera une base de données à jour et complète.
Le + pour les admins : Certains utilisateurs (comme les équipes marketing - événementielles par exemple) vont être régulièrement amenés à faire des imports. Pour tirer le meilleur de cette fonctionnalité, vous pouvez travailler sur un modèle xls ou csv d'import et leur faire compléter des colonnes pré-définies.
L'option "répéter un import" leur évitera d'avoir à choisir les propriétés cibles car ces dernières seront déjà sélectionnées pour eux. Cela affaiblie également le risque d'erreur dans les mappings de données.
Cette option vous permet donc de déléguer ces imports avec l'esprit plus libre, d'autonomiser les équipiers tout en conservant une qualité de la donnée au niveau attendu.
3/ Personnalisation du formulaire de création des objets
La personnalisation du formulaire de création des objets est une fonctionnalité simple, mais puissante qui vous permet d'adapter votre base de données selon vos besoins spécifiques.
En activant cette fonctionnalité, vous pourrez :
- ajouter des champs personnalisés,
- modifier l'ordre des champs existants,
- créer des formulaires sur mesure pour différents types d'objets
- pour les versions pro de HubSpot, ajouter des logiques conditionnelles.
Cela vous permettra de collecter les informations les plus pertinentes pour votre activité et de structurer votre base de données de manière optimale.
Le + pour les admins : assurez-vous que les propriétés choisies soient le plus souvent proposées sous format fermé (menu déroulant, nombre, cases à cocher...) pour encore plus d'efficacité dans le formattage et la maintenance de la donnée.
A lire : 3 règles pour entretenir votre CRM HubSpot
3 fonctionnalités du centre de gestion de la donnée du Operation hub
Le Operation Hub de HubSpot est un outil essentiel pour les administrateurs. Il leur permet de maintenir la qualité de la donnée et d'assurer l'intégrité de la base de données. Il offre des outils unifiés qui connectent les applications, nettoient et organisent les données clients et automatise les processus métier sur une plate-forme CRM centrale.
L'objectif : Une organisation efficace, alignée et adaptable qui offre une expérience client et utilisateur sans friction.
Le plus gros avantage : de plus en plus d'organisations prennent la décision d'intégrer des ERP, des PIM, des systèmes de facturation à HubSpot grâce à des intégrations.
A lire : Intégration Native / API / Private app : quelles différences, quels usages ?
Toutes ces sources externes de données sont difficilement monitorables sur le long terme. Surtout si vous construisez vos propres connexions.
Voici 3 fonctionnalités du centre de gestion de la donnée du Operation Hub de HubSpot qui permettent de maintenir la qualité et l'intégrité de la base de données.
1/ La qualité de format des données
La qualité de format des données est un aspect crucial pour garantir la fiabilité et l'efficacité de votre base de données. En utilisant cette fonctionnalité, vous pourrez vérifier et standardiser le format de vos données, évitant ainsi les erreurs de saisie et les incohérences.
L'outil scanne votre base et vous proposera une analyse des formats.
Le + pour les admins : Si HubSpot partage des données avec un outil tier tel qu'un ERP. Il peut être utile d'imposer des formats aux données saisies pour vous assurer de limiter les erreurs d'échange entre les systèmes.
Ce genre de gestion des problèmes vous aidera à vous assurer qu'aucune erreur de fomattage n'est à risque de bloquer vos opérations d'échange de données.
2/ Les propriétés
Les propriétés sont des caractéristiques spécifiques aux objets de votre base de données. Autrement dit, les attributs de vos contacts, entreprises, transactions et tickets.
En activant cette fonctionnalité, vous pourrez surveiller :
- les doublons
- les propriétés non utilisées
- les propriétés vides
Cela vous permettra de détecter rapidement d'éventuelles erreurs ou incohérences dans vos données et de prendre les mesures nécessaires pour les corriger.
Le + pour les admins : Eliminer les propriétés en doublon est important pour maintenir une base dans laquelle l'information est bien rangée et accessible. N'hésitez pas, pour les admins à utiliser les workflow pour migrer certaines informations d'une propriété à une autre avant de supprimer les doublons.
Exemple ici pour un doublon sur la propriété "numéro de téléphone" :
3/ Surveiller les anomalies
Il est essentiel de surveiller les anomalies dans votre base de données pour détecter tout comportement inhabituel ou toute erreur potentielle. En activant cette fonctionnalité, vous serez alerté en cas de données anormales ou de comportements suspects, vous permettant ainsi d'agir rapidement pour résoudre le problème. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez garantir l'intégrité de votre base de données et éviter tout incident majeur qui pourrait compromettre la qualité de vos données.
Un exemple concret de propriété à monitorer :
- Le revenu total (Total Revenue) : Le revenu total fait la somme des transactions gagnées associées à des contacts (ou à des entreprises). Monitorer cette propriété peut vous permettre d'identifier si un contact sort du lot avec un revenu extrêmement élevé par rapport à la norme.
👉 Peut vous permettre d'identifier s'il y a une erreur de saisie manuelle des montants dans les transactions
👉 Si vous avez connecté une source e-commerce ou un ERP qui remonte les devis signés signé, cela vous donnera des alertes en cas de duplication de revenu ou erreurs de synchronisation des montants.
Bonus : si vous avez connecté des intégrations grâce à l'outil de synchronisation des applications, vous pourrez tirer partie d'une fonctionnalité supplémentaire pour monitorer les échanges de données et les erreurs de transfert.
Pour résumer, HubSpot est un outil robuste qui vous permettra, en tant qu'administrateur de finement contrôler la qualité de la donnée et d'être autonome sur la résolution des problèmes.
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