Voici les 3 règles que nous vous préconisons :
- Règle n°1 : Partez sur une bonne base
- Règle n°2 : Cadrez l'enrichissement
- Règle n°3 : Créez-vous une routine d'entretien
1/ Partez sur une bonne base
Votre CRM doit être bien organisé pour vous faire gagner du temps ainsi qu'à vos utilisateurs.
HubSpot a pour grand avantage de ne pas demander de connaissances techniques pour l'administration de la base de données. Pour bien cadrer la façon dont les données sont saisies par l'ensemble des personnes qui l'enrichissent suiviez ces conseils :
Etape 1 : Ne négligez pas votre import initial de données
Lorsque vous passez d'un CRM existant pour migrer vers HubSpot, il est crucial de réaliser un plan de migration.
Cela nécessite une collaboration étroite avec les équipes métiers dès la phase de préparation afin de déterminer quelles données sont essentielles et doivent être transférées vers le nouveau CRM. C'est l'opportunité de bien ré-organiser vos données et de repartir du bon pied.
Retrouvez notre guide complet sur les 5 étapes pour réussir la migration de données sur le CRM HubSpot.
Etape 2 : contrôlez a création des nouveaux champs (appelés propriétés dans HubSpot)
- Sensibilisez les utilisateurs à la vérification des doublons de propriétés avant d'en ajouter de nouvelles dans la base. Créer un doublon disperse l'information sur deux valeurs. Les doublons entravent vos efforts de segmentation.
- Lors de la création de nouvelles propriétés, proposez de préférence un format fermé (menu déroulant, nombre, cases à cocher …), plutôt que du texte sur une seule ligne. Cela vous permettra de mieux exploiter les champs de la base dans le cadre de votre segmentation et de vos rapports.
- Ne donnez accès à la création de nouvelles propriétés qu’à un groupe restreint de personnes ayant été sensibilisées à vos enjeux de données.
Etape 3 : Proposez une validation progressive des données entrées
- Prenez le temps de réfléchir en équipe aux informations dont vous avez besoin et dont vous disposez à chaque étape clés de la relation client. Cela permet de ne pas entraver la saisie des données. En rendant obligatoires des informations inconnues par exemple, cela incite les utilisateurs à abandonner la création d'un contact ou entreprise, ou à renseigner de mauvaises informations.
- Personnalisez le formulaire de création des objets. Cela permettra de contrôler les données entrées dans le CRM lors de la création d’un contact, d'une entreprise, ou encore transactions et tickets. Vous pouvez en rendre certaines obligatoires. Cela passe par la configuration du formulaire de création interne à HubSpot. Pour en savoir plus, lisez cet article de HubSpot.
- Personnalisez les informations affichées à chaque étape de vente pour demander les bonnes informations au bon moment à vos utilisateurs. Vous pouvez le faire en réglant les questions que vous posez à vos équipes au fur et à mesure qu'ils avancent dans la relation client. Voici l'article HubSpot qui détaille comment personnaliser les propriétés affichées dans chaque phase de transaction. Le même type de fonctionnement s'applique à vos tickets.
Règle n°2 - Cadrez l'enrichissement externe
HubSpot a pour grand avantage de s'intégrer avec des outils externes permettant d'enrichir la base de données avec des informations très intéressantes sur vos prospections et clients.
Etape 1 : contrôlez le format des champs des formulaires
- Les formulaires HubSpot vous permettent d'utiliser les champs de la base de données pour qualifier automatiquement les contacts. Avant de créer une nouvelle question, faire une recherche vous permettra d'identifier si le champs existe déjà dans la base. En effet, créer un doublon de propriété dispersera l'information et ne permettra pas au marketing de segmenter efficacement.
Bon à savoir : Vous pouvez renommer un champ existant en utilisant le libellé dans le formulaire si le format de la question ne correspond pas exactement à votre cible. Il est aussi possible de masquer our renommer des options dans un menu déroulant ou multi-cases à cocher par exemple.
- Attention aux formulaires externes à HubSpot qui peuvent se connecter automatiquement à l'installation du code de suivi. Ces formulaires peuvent ajouter des champs à votre base et créer des doublons de propriétés. Pour bien les utiliser, il est essentiel de vérifier ce qui remonte dans votre base pour comprendre quelles informations peuvent être mises en commun avec celles déjà créées dans votre CRM.
Etape 2 : cadrez les imports de données via CSV
HubSpot permet d'importer des listes au format CSV dans votre CRM. Ces imports, s'ils ne sont pas cadrés peuvent créer beaucoup d'erreurs et affecter la qualité de la donnée.
- Ne donnez pas accès à l'import de données dans HubSpot à tout le monde. Cela vous protègera de la plupart des erreurs en proposant une étape de validation du fichier auprès d'une personne préalablement formée.
- Assurez-vous que les personnes autorisées à faire des imports soient sensibilisées (voire formées) et connaissent les champs importants ainsi que les formats des propriétés critiques de votre base.
- Construisez votre modèle d'import grâce à un fichier type présentant les colonnes obligatoires, les format des champs et quelques lignes d'exemple pour guider un maximum la préparation des fichiers d'import.
Etape 3 : vérifiez les données enrichies par les intégrations
- Certains outils intégrés comme par exemple des plateformes de webinar ou encore les formulaires de publicités Facebook créent des entrées dans votre base. Assurez-vous de bien formater également vos question et de régler les mappings de correspondances avant de vous lancer. Ces intégrations peuvent être sources importantes de doublons.
- Si vous développez votre propre intégration privée avec un ERP, un CPQ, un logiciel de facturation ou encore un PIM, il sera essentiel de réaliser un mapping complet de vos données. Se faire accompagner par un intégrateur expérimenté vous permettra de ne pas entraver l'intégrité de votre base de données. Découvrez ici comment se déroule un projet d'intégration en utilisant la méthodologie agile.
Règle n°3 - Planifiez-vous une routine d'entretien itératif
Etape 1 : Définissez votre politique interne
Une fois votre base de données bien structurée, il est important de prévoir une routine d'entretien itératif pour garantir la qualité des données.
Nous vous conseillons de passer sur ces actions deux à quatre fois par an.
Il s'avère productif de nommer des responsables dans votre organisation pour se porter garant de ce nettoyage et s'assurer que le travail soit exécuté.
Etape 2 : Simplifiez vos actions manuelles
Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place cette routine :
- Créez des listes pour faciliter vos routines de vérification. Par exemple, vous pouvez créer une liste des départements ou pays hors zone, ainsi qu'une liste des contacts ou entreprises hors cible (étudiants, candidats, concurrents, etc.). On peut également traiter avec cette méthode les contacts dont l'adresse mail a été rejetée, ou pour laquelle l'email est manquant. Cela vous permettra de repérer rapidement les données non qualitatives, et de soit les corriger au sein de la base de données, soit tout simplement les supprimer.
Retrouvez ici des exemples intéressants de listes à créer dans HubSpot pour l'entretien de la base.
- Utilisez l'outil de dé-duplication de HubSpot. Cet outil vous permettra d'identifier les potentiels doublons et de fusionner les fiches concernées.
Etape 3 : aidez vous des automatisations
- Automatisez autant que possible ces tâches de maintenance. Utilisez des workflows pour vérifier le format des e-mails, des noms, des adresses et des numéros de téléphone. Cela vous fera gagner du temps et garantira la cohérence des données.
- Ajoutez des champs cachés dans vos formulaires pour attribuer automatiquement des attributs à vos contacts. Exemple : si un formulaire permettant de télécharger un guide sur les "compositions naturelles des produits cosmétiques" est soumis, alors je peux attribuer le champs Business Unit = Cosmétiques à mon contact. Retrouvez comment ajouter des champs cachés ici.
- Validez régulièrement la validité des adresses e-mail en utilisant des outils spécialisés comme Kickbox par exemple. Voici comment tester la délivrabilité de votre base de données HubSpot.
Pour aller plus loin : utilisez les outils d'analyse des données de HubSpot
Enfin, n'oubliez pas d'explorer les outils d'analyse des données de HubSpot pour aller plus loin dans l'optimisation de votre CRM comme les outils de qualité des données du Operation Hub de HubSpot. Ces outils vous permettront d'analyser en profondeur vos données et d'obtenir des informations précieuses pour améliorer votre stratégie de vente et de marketing.
En suivant ces bonnes pratiques et en mettant en place une routine d'entretien régulière, vous pouvez assurer une maintenance efficace de votre base de données CRM HubSpot. Cela vous permettra de tirer le meilleur parti de cet outil puissant et de fournir une expérience client exceptionnelle.
