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5 étapes pour réussir la migration de données sur le CRM HubSpot

Aisling o'donnell

21 novembre 2023

5 étapes pour réussir la migration de données sur le CRM HubSpot

Découvrez nos conseils pour réussir votre migration sur le CRM HubSpot. Apprenez à préparer et importer vos données et à établir un plan de migration.

Vous êtes responsables d'un projet de migration vers un nouveau CRM ? Une migration de données réussie est essentielle dans tout projet de changement de CRM. Cela garantit une transition fluide et sans heurts, tout en préservant l'intégrité et la qualité des données.

La migration de données d'une solution vers un autre peut être un processus complexe, mais voici quelques conseils importants pour vous aider à réussir cette migration en toute fluidité.

Comment importer des données dans votre CRM HubSpot ?

Organiser et préparer les données en amont de leur migration

Établir un plan de migration détaillé

Former et sensibiliser les utilisateurs au nouveau CRM

Suivre et analyser les résultats de la migration

 

Comment importer des données dans votre CRM HubSpot ?

Voici les différentes options pour migrer des données sur HubSpot :

- Faire des imports par chargements de fichiers excel : Cette option vous permet d'importer vos données à partir de fichiers Excel directement dans votre CRM HubSpot. Vous pouvez organiser vos données en colonnes correspondant aux champs de votre CRM, puis les charger dans HubSpot à l'aide de l'outil d'importation. Vous pouvez importer des contacts, entreprises, transactions, produits et custom objects dans HubSpot.

Vous pouvez également, depuis peu, importer des notes, rdv et e-mails historiques avec clients et prospects. N'hésitez pas à consulter notre tuto sur comment importer des données dans votre CRM HubSpot pour en savoir plus !

Nous privilégions régulièrement cette méthode d'importation dans les projets de migration de CRM pour nos clients, car elle nous permet d'avoir un contrôle précis sur les données importées grace aux fichiers import bien préparés.

- Passer par l'API : Si vous souhaitez automatiser le processus de migration des données, vous pouvez utiliser l'API de HubSpot pour transférer vos données d'un système à un autre. Cela nécessite des compétences techniques pour développer et configurer les requêtes API, mais cela peut être une solution efficace pour migrer de grandes quantités de données.

- Utiliser l'intégration native entre Salesforce et HubSpot : Si vous migrez des données à partir de Salesforce vers HubSpot, vous pouvez utiliser l'intégration native entre les deux plateformes pour transférer vos données. Cette option vous permet de synchroniser automatiquement les données entre Salesforce et HubSpot, ce qui facilite la migration et garantit l'intégrité des données.

- Passer par des systèmes tiers tels que Trujay, Import2 ou Data2CRM : Si vous préférez déléguer la migration des données, ces services spécialisés dans la migration de données peuvent vous aider à transférer facilement vos données vers HubSpot. Cependant, les tarifs peuvent être élevés et certaines restrictions peuvent s'appliquer en ce qui concerne les objets importés.

En choisissant la méthode de migration qui convient le mieux à vos besoins, vous pouvez garantir une transition réussie vers votre nouveau CRM HubSpot.

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Organiser et préparer les données en amont de leur migration

Lorsque vous vous engagez dans un projet de changement de CRM, il est essentiel de faire un inventaire complet de toutes les données à migrer. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec les équipes métiers dès la phase preparation pour comprendre quelles données sont essentielles et nécessitent d'être retrouvées dans le nouveau CRM. En impliquant les différentes parties prenantes, vous vous assurez que rien n'est laissé de côté et que toutes les données pertinentes sont prises en compte lors de la migration.

Avant de migrer vos données vers HubSpot, il est le moment de faire le ménage dans votre base de données existante ! Cette étape de nettoyage et de suppression des doublons assurera que vous disposez de données de haute qualité dans votre nouveau CRM. Vous éliminerez également les erreurs et les incohérences, facilitant ainsi la transition vers le nouveau CRM. 

Analysez la structure de données du CRM existant et celle de HubSpot. Identifiez les champs et les données qui nécessitent des ajustements ou des modifications pour assurer la compatibilité lors de l'import.

Prenez le temps de préparer les données afin de vous assurer que votre migration sur HubSpot se déroule sans problème. 

💡 Bonus : Avant de procéder à la migration, assurez-vous de sauvegarder toutes vos données existantes. ! Cela vous permettra de restaurer les données en cas de problème ou d'erreur pendant le processus de migration 😅

Établir un plan de migration détaillé

Établissez un plan détaillé en tenant compte des contraintes techniques et des exigences spécifiques de votre nouveau CRM.

  1. Identifiez les différentes étapes de la migration et attribuez des ressources appropriées
  2. Définissez un calendrier réaliste pour chaque étape de la migration de data
  3. Effectuer des tests de migration avant le passage en production

La migration de données est une étape clé dans le projet CRM. Nous avons identifié 4 autres étapes clés à la réussite, découvrez-les ici 👉 Comment bien mener un projet CRM en interne

Tester et valider les données migrées sur HubSpot

Avant de finaliser la migration, effectuez des tests approfondis pour vous assurer que toutes les données ont été correctement transférées.

Cette étape est cruciale pour assurer l'intégrité et la cohérence des données migrées. Il est recommandé d'impliquer les utilisateurs clés du CRM dans la validation des résultats des tests afin de s'assurer que toutes les données importantes ont été correctement migrées.

Lors des tests, il est important de comparer les résultats obtenus avec les données d'origine pour vérifier leur exactitude. Ceci permet de détecter d'éventuelles erreurs ou incohérences et de les corriger avant de finaliser la migration. Les équipes mêtiers peuvent jouer un rôle essentiel dans ce processus en vérifiant les informations importantes et en signalant toute anomalie.

Former et sensibiliser les utilisateurs au nouveau CRM

La réussite de la migration de données ne dépend pas seulement de la technologie, mais aussi de la collaboration des utilisateurs. Une migration de données implique un changement pour les utilisateurs du CRM. Assurez-vous de leur fournir une formation adéquate sur l'utilisation du nouveau système et sur l'accès aux données migrées. Sensibilisez-les également aux avantages du nouveau CRM et encouragez-les à adopter les nouvelles fonctionnalités. Voici quelques conseils pour former et sensibiliser les utilisateurs au nouveau CRM HubSpot.
  • Créer une documentation détaillée pour aider les utilisateurs à adopter le nouveau CRM.
  • Organiser des sessions de formation pour les utilisateurs clés sur les fonctionnalités et les avantages du CRM HubSpot
  • Répondre aux questions et aux préoccupations des utilisateurs pour les aider à se familiariser avec le nouveau système
  • Mettre en place un suivi et un support continus pour assurer l'adoption des équipes et la réussite du projet de changement de CRM.

Suivre et analyser les résultats de la migration

Une fois la migration de données terminée, il est essentiel de suivre et d'analyser les résultats pour évaluer la réussite de la migration et apporter des améliorations si nécessaire. Définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la réussite de la migration. 

Utilisez les outils d'analyse de HubSpot pour suivre et mesurer les performances du nouveau CRM. Vous pouvez ainsi mesurer l'efficacité des différentes fonctionnalités, le taux d'adoption par les utilisateurs et l'impact sur vos objectifs commerciaux. Si vous avez souscrit au Hub Operations dans votre abonnement HubSpot, vous bénéficiez également d'un logiciel de qualité des données qui facilitera le travail de nettoyage et de surveillance de votre base de données.

Déjà sur le CRM HubSpot ? Découvrir comment assurer la qualité de votre data sur le CRM HubSpot ?

 

En conclusion, la migration de données est un élément crucial dans tout projet de changement de CRM. Pour garantir une transition fluide et sans heurts, il est essentiel de préparer et d'organiser les données de manière adéquate, de planifier et de tester la migration de manière approfondie, de former et de sensibiliser les utilisateurs au nouveau CRM, et enfin de suivre et d'analyser les résultats de la migration. En suivant ces bonnes pratiques, vous augmenterez vos chances de réussite dans votre projet de changement de CRM.

Si vous souhaitez vous faire accompagner dans ce processus, n'hésitez pas à faire appel à Nile, partenaire et intégrateur HubSpot expérimenté dans la mise en place du CRM HubSpot et la migration des données. Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus et réussir votre migration de données avec succès.

 

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Aisling o'donnell

6 ans d'expérience en France et à l'international dans le développement des ventes et le conseil client. Ancienne spécialiste onboarding chez HubSpot, j'aime beaucoup accompagner mes clients dans l'implémentation stratégique de nouveaux outils et processes.

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