Intégration et migration d'HubSpot: une gestion de projet agile avec Nile

Faire appel à un cabinet de conseils comme Nile a l’avantage de vous garantir que le projet reste sur les rails. Mais qu’en est-il de la gestion de ces projets ?

Forts de notre expérience sur les projets de migration et d’implémentation CRM mais aussi d’intégrations techniques (CRM, ERP industriels), nous avons opté pour un déploiement basé sur la méthodologie agile.

Le point dans cet article.

1/ Qu’est ce la méthode agile pour un projet CRM ?

Avant d’entrer dans le détail, il convient de reposer les bases de cette méthodologie. La méthode agile se fonde sur une approche en cycles, relativement courts, de développement. Ces derniers permettent ainsi d’adopter une logique itérative.

2/ Pourquoi être agile dans un projet CRM ou d'intégration ?

Un projet CRM ou d’intégration nécessite de s’adapter aux besoins et à l’environnement du client afin de délivrer une solution réellement adaptée à ses besoins.

Une approche plus "classique", où l’on délivre le projet en un seul bloc et où les retours utilisateurs ne peuvent donc se faire qu’une fois la totalité des fonctionnalités délivrées, génère bien souvent de nombreuses frustrations.

D’autant plus que plusieurs facteurs peuvent impacter un projet : des difficultés techniques, un manque de ressources internes à un instant T, un périmètre projet qui se redéfinit… autant d’hypothèses qui viennent alors retarder drastiquement la mise en place du CRM ou des interconnexions entre vos outils.

Dans un projet en mode agile on peut au contraire progresser plus vite en livrant les fonctionnalités au fur et à mesure et avec plus de flexibilité pour corriger d'éventuels écarts entre les attentes des utilisateurs et la réalité.

3/ Comment nous structurons nos projets CRM et intégration chez Nile

Nos consultants sont là pour vous accompagner au travers de 5 grandes étapes jusqu'à la mise en place de votre CRM HubSpot et des intégrations avec le reste de vos outils.

1. phase de cadrage de l’intégration et/ou du projet CRM
2. phase de planification et découpage en sprints du projet
3. déroulé des sprints en méthodo agile
4. Formation des utilisateurs au CRM
5. Offboarding - appropriation de votre CRM

• phase de cadrage de l’intégration et/ou du projet CRM

Elle agit en quelque sorte comme un sprint 0 en permettant de poser les besoins, de comprendre les process et ainsi de construire ensemble une feuille de route pour le déploiement CRM et le développement des intégrations techniques.

Sont ainsi clairement établis:

• les objectifs du projet,

• les frictions rencontrées,

• les solutions préconisées

• et les personnes impliquées dans chaque étape du projet. 

Cette phase de cadrage permet aussi de définir des user stories qui guideront les décisions prises et les tests à chaque phase de sprint.

Nous traçons une feuille de route claire dans laquelle nous définissons quels sont les objectifs, le contexte, la problématique, les équipes et les moyens entrant en jeu, le planning, le budget…

• phase de planification et découpage en sprints du projet

A partir des user stories validées, nous découpons les fonctionnalités attendues et les priorisons. Il s’agit d’ordonner les différents blocs projets afin de permettre la livraison progressive du CRM en commençant par une MVP (minimum viable product).

Loin d'être une version “baclée” ou au rabais, la MVP a l’avantage de permettre aux équipes de commencer à se familiariser avec l’outil et favorise ainsi une adoption progressive.

• déroulé des sprints en méthodo agile

Chaque sprint dure de 15 jours à 1 mois. Il comprend un lancement, la phase de développement, la phase de test puis le recettage par le client.

Un environnement de test permet aux équipes de vérifier que la fonctionnalité ciblée est bien fonctionnelle et répond aux besoins. En cas de besoin ,des améliorations peuvent être listées et ajouter au planning dans un nouveau sprint. Cela permet de rapidement réajuster le périmètre initial en tenant compte de la réalité terrain, levant de potentielles frustrations.

• formation des utilisateurs

La formation des utilisateurs est un moment central de votre projet. Il ne faut pas la négliger sous peine de voir l’outil ne pas être adopté par vos équipes.

La formation doit mêler pratique et théorie et permettre à chaque profil de se familiariser avec les fonctionnalités.

Disposer d’un guide de l’utilisateur sur lequel sont documentés les process et le déploiement du projet peut également aider à renforcer l’adoption.

• L'offboarding - appropriation de votre CRM et autonomisation

Le projet se clôt généralement par une réunion dite d’offboarding.

C’est alors l’occasion de faire le point sur le déroulé du projet CRM et/ou d’intégration, d’identifier ce qui a bien marché ou au contraire peut être amélioré mais aussi de se projeter sur les prochaines étapes, les perspectives et opportunités.

L'offboarding est aussi une passation entre nos équipes et les votre afin de s'assurer que vous êtes en maîtrise de votre CRM.

4/ Quels avantages et impacts pour nos clients ?

Adopter une approche agile pour le déploiement et l'intégration du CRM HubSpot a plusieurs avantages pour nos clients :

• garder la visibilité sur la progression : à chaque fin de sprint vous “recevez” une fonctionnalité telle que définie dans la phase de cadrage, vous voyez donc le projet grandir au cours des sprints successifs.

• faire face aux imprévus : une fonctionnalité non anticipée ? une amélioration demandée par les utilisateurs ? Cela ne remet pas en cause le projet, la méthodologie permettant de l’ajouter dans un nouveau sprint une fois le périmètre initial complété.

• ne pas diluer les efforts vers des besoins non prioritaires : en concentrant le projet sur ce qui a une valeur commerciale intrinsèque, la phase de cadrage permet d'éviter de se perdre dans des fonctions mineures ou sans valeur ajoutée.

• embarquer les utilisateurs et démarrer l 'adoption : à chaque fin de sprint, vos champions users (utilisateurs champions) vont pouvoir tester par eux-mêmes la fonctionnalité, ce qui facilite l'adoption par les utilisateurs en gardant un lien tangible avec le terrain.

Plus généralement, nous avons fait le choix d’adapter la méthode agile à notre méthode de déploiement du CRM HubSpot et d’intégration afin de vous garantir efficacité et qualité pour votre projet.

Au-delà des aspects purement technologiques, le déploiement, la migration ou l’intégration d’un CRM au sein d’une entreprise industrielle ne peut mener à la réussite que si l’on intègre les facteurs humains et une gestion rigoureuse du projet. Ceci afin de déployer un CRM adapté à vos objectifs et aux besoins de vos équipes.

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