<p><img alt="webleads-tracker" width="1" height="1" src="//stats.webleads-tracker.com/101237992ns.gif">

Migrer un CRM - Comment procéder à un mapping entre 2 systèmes ?

Houria Serrar

09 janvier 2024

Migrer un CRM - Comment procéder à un mapping entre 2 systèmes ?

Découvrez comment réussir la migration d'un CRM. Analysez vos données, comprenez les exigences du nouveau système, établissez une correspondance entre les champs de données et utilisez des outils de mapping automatique pour faciliter le processus.

La migration d'un CRM (Customer Relationship Management) peut être une étape cruciale pour une entreprise qui cherche à améliorer ses performances et à renforcer sa relation avec ses clients. Lors de cette transition, l'un des défis les plus importants est de réussir le transfert des données du CRM actuel vers le nouveau système. Dans cet article, nous allons explorer les étapes essentielles pour accomplir cette opération complexe avec succès.

  1. Analyser les données existantes
  2. Comprendre les exigences du nouveau CRM
  3. Établir une correspondance entre les champs de données 
  4. Utiliser des outils de mapping automatique
  5. Tester le mapping
  6. Planifier la migration par étapes
  7. Sauvegarder les données 
  8. Surveiller et optimiser 

Analyser les données existantes 

Avant de commencer le mapping, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie des données stockées dans le CRM actuel. Cela implique de comprendre non seulement les champs de données, mais aussi les tendances et les modèles qui se dégagent de ces données. En examinant de près les enregistrements, vous pouvez identifier les relations entre eux et comprendre comment ces relations peuvent être transférées efficacement vers le nouveau système.

De plus, il est important de prendre en compte les particularités spécifiques à votre entreprise. Chaque entreprise a ses propres processus et exigences uniques, et il est essentiel de comprendre comment ces particularités se reflètent dans les données du CRM. Par exemple, si votre entreprise utilise des codes spécifiques pour catégoriser les clients, il est important de prendre en compte ces codes lors du transfert des données vers le nouveau système.

En réalisant une analyse approfondie des données, vous serez en mesure de mieux planifier le mapping et de vous assurer que toutes les informations nécessaires sont prises en compte. Cela vous permettra de maximiser l'efficacité de la migration et de garantir que toutes les données pertinentes sont transférées avec succès vers le nouveau CRM.

 

Comprendre les exigences du nouveau CRM 

Familiarisez-vous avec les exigences et les spécifications du nouveau système. Identifiez les différences dans la structure des données, les champs requis et les normes de format. Cette étape est cruciale pour assurer une migration réussie du CRM. En comprenant les spécificités du nouveau système, vous pourrez mieux planifier le transfert des données et vous assurer que toutes les informations nécessaires sont prises en compte.

Lors de cette étape, il est important de prendre en compte les modifications éventuelles dans la structure des données. Par exemple, le nouveau système peut exiger des champs supplémentaires ou avoir une structure de données différente. En comprenant ces différences, vous pourrez anticiper les éventuels problèmes de compatibilité et ajuster le mapping en conséquence.

En outre, il est essentiel de comprendre les champs requis par le nouveau système. Certains champs peuvent être obligatoires dans le nouveau CRM, alors qu'ils étaient facultatifs dans l'ancien. En identifiant ces exigences, vous pourrez vous assurer que toutes les données nécessaires sont correctement transférées.

Enfin, il est important de prendre en compte les normes de format du nouveau système. Par exemple, le nouveau CRM peut exiger une certaine structure pour les numéros de téléphone ou les adresses e-mail. En comprenant ces normes, vous pourrez vous assurer que les données sont correctement formatées lors de la migration.

En conclusion, familiarisez-vous avec les exigences et les spécifications du nouveau système est une étape essentielle pour réussir la migration d'un CRM. Cela permet de mieux planifier le transfert des données et d'anticiper les éventuels problèmes de compatibilité. En comprenant les différences dans la structure des données, les champs requis et les normes de format, vous serez en mesure de réaliser une migration réussie et d'optimiser l'utilisation du nouveau système de gestion de la relation client.

Établir une correspondance entre les champs de données 

Pour créer une liste détaillée associant chaque champ de données du CRM existant à son équivalent dans le nouveau système, il est essentiel de prendre en compte toutes les disparités ou ajouts de champs potentiels. Cette étape est cruciale pour assurer une migration réussie des données.

Lors de cette étape, examinez attentivement tous les champs de données présents dans le CRM actuel. Identifiez les relations entre ces champs et comprenez comment ils doivent être transférés dans le nouveau système. Assurez-vous de noter toutes les différences de structure ou de format des données entre les deux systèmes.

Pour faciliter cette tâche, il peut être utile de créer un document ou un tableau récapitulatif où chaque champ de données du CRM actuel est répertorié avec son équivalent dans le nouveau système. Assurez-vous d'inclure des informations détaillées sur les types de données, les longueurs maximales, les formats acceptés et toutes autres particularités spécifiques à chaque champ.

En réalisant cette liste détaillée, vous serez en mesure d'identifier clairement tous les champs de données qui nécessitent une correspondance directe et de planifier le mapping de manière efficace. Cela garantira que toutes les données pertinentes sont correctement transférées vers le nouveau CRM et que la relation avec les clients reste intacte.

N'oubliez pas de tenir compte de toute disparité ou ajout de champs potentiels entre les deux systèmes. Par exemple, le nouveau CRM peut avoir des champs supplémentaires qui ne sont pas présents dans l'ancien système. Veillez à noter ces différences et à prévoir comment les traiter lors de la migration des données.

En résumé, pour créer une liste détaillée associant chaque champ de données du CRM existant à son équivalent dans le nouveau système, examinez attentivement les relations entre les champs, notez toutes les différences de structure ou de format, et créez un document récapitulatif détaillé pour faciliter le mapping des données. Cette étape est essentielle pour assurer une migration réussie et garantir que toutes les données pertinentes sont transférées avec succès vers le nouveau CRM.

Utiliser des outils de Mapping automatique 

L'utilisation d'outils de migration CRM dotés de fonctionnalités de mapping automatique peut grandement faciliter le processus de migration et réduire les risques d'erreurs. Ces outils permettent de simplifier la tâche en automatisant une partie du mapping entre les champs de données du CRM actuel et du nouveau système.

En exploitant ces fonctionnalités de mapping automatique, vous pouvez gagner un temps précieux et minimiser les erreurs potentielles liées au transfert des données. Ces outils analysent les structures de données des deux systèmes et tentent de trouver les correspondances les plus appropriées entre les champs. Ils peuvent également suggérer des mappings alternatifs si nécessaire.

Cependant, il est important de souligner que l'utilisation d'outils de mapping automatique ne dispense pas d'une analyse approfondie des données et d'une planification minutieuse. Bien que ces outils puissent faciliter une grande partie du processus, ils ne sont pas infaillibles et peuvent parfois nécessiter une intervention manuelle pour assurer un mapping précis et complet.

Il est donc recommandé de combiner l'utilisation d'outils de mapping automatique avec une analyse approfondie des données et une correspondance manuelle des champs lorsque cela est nécessaire. Cette approche hybride permet de maximiser l'efficacité de la migration tout en garantissant l'exactitude et l'intégrité des données transférées.

En conclusion, l'utilisation d'outils de migration CRM dotés de fonctionnalités de mapping automatique peut grandement simplifier le processus de migration et réduire les risques d'erreurs. Cependant, il est important de les utiliser judicieusement en les combinant avec une analyse approfondie des données et une correspondance manuelle des champs lorsque cela est nécessaire. Cela garantira une migration réussie et précise des données vers le nouveau système CRM.

Tester le Mapping 

Avant de procéder à la migration complète, il est essentiel d'effectuer des tests approfondis avec un jeu de données représentatif. Cette étape permet de vérifier la précision du mapping et d'identifier et de corriger d'éventuelles erreurs.

Lors des tests, il est recommandé de simuler différentes situations et scénarios afin de s'assurer que le mapping fonctionne de manière optimale dans toutes les situations. Cela peut inclure des tests de correspondance entre les champs de données, des tests de conversion de formats et des tests de transfert de données volumineuses.

L'objectif des tests est de garantir que toutes les données sont correctement transférées du CRM actuel vers le nouveau système, sans aucune perte ou altération. Il est donc important de vérifier chaque champ de données pour s'assurer qu'il est correctement mappé dans le nouveau système et qu'il conserve son intégrité et sa précision.

En identifiant et en corrigeant les éventuelles erreurs lors des tests, vous vous assurez que la migration complète se déroulera sans problème et que toutes les données seront transférées avec succès. Il est préférable de consacrer suffisamment de temps à cette étape pour éviter les problèmes de compatibilité ou de perte de données à l'avenir.

En conclusion, avant de procéder à la migration complète, il est essentiel d'effectuer des tests approfondis avec un jeu de données représentatif. Cela permet de vérifier la précision du mapping, d'identifier et de corriger les éventuelles erreurs, et de s'assurer que toutes les données seront transférées avec succès vers le nouveau système CRM.

Planifier la migration par étapes 

Lorsque vous envisagez de migrer vers un nouveau CRM, il est essentiel de planifier la transition par étapes plutôt que de tout faire d'un seul coup. Cette approche permet de réduire les risques potentiels et de faciliter une surveillance continue tout au long du processus de migration.

La migration en une seule fois peut être risquée car elle implique de transférer toutes les données et de faire fonctionner immédiatement le nouveau système. Cela peut entraîner des problèmes de compatibilité, des erreurs de mapping et une perte de données si des précautions adéquates ne sont pas prises.

En planifiant la migration par étapes, vous avez la possibilité de tester et de vérifier progressivement chaque étape du processus. Cela vous permet de détecter les problèmes éventuels et de les résoudre rapidement avant de passer à la prochaine étape. De plus, cela vous donne la possibilité de surveiller de près l'impact de chaque étape de la migration sur vos opérations commerciales.

Lors de la planification de la transition par étapes, il est important de définir des objectifs clairs pour chaque étape. Par exemple, vous pouvez commencer par migrer les données essentielles et tester leur intégrité et leur précision dans le nouveau système. Ensuite, vous pouvez passer à la migration des données moins critiques et continuer à évaluer leur qualité.

En procédant de cette manière, vous pouvez minimiser les perturbations potentielles pour vos opérations quotidiennes. Vous pouvez également vous assurer que toutes les données sont correctement transférées et que le nouveau CRM fonctionne de manière optimale avant de passer à la prochaine étape.

En conclusion, la planification d'une transition par étapes plutôt que d'une migration en une seule fois est une approche plus sûre et plus efficace pour passer à un nouveau CRM. Cela permet de réduire les risques, de faciliter une surveillance continue et d'assurer une migration réussie. En définissant des objectifs clairs pour chaque étape et en testant soigneusement chaque étape, vous pouvez garantir que toutes les données sont transférées avec succès et que le nouveau système fonctionne de manière optimale.

Sauvegarder les données

Avant de procéder à la migration, effectuez une sauvegarde complète des données. Cela permet de minimiser les pertes en cas de problème inattendu.

Surveiller et optimiser

Suivez de près la performance du nouveau CRM après la migration. Identifiez les éventuels problèmes et optimisez le mapping si nécessaire.

En conclusion, réussir la migration d'un CRM nécessite une planification minutieuse, une compréhension approfondie des données et une mise en œuvre progressive. En suivant ces étapes, votre entreprise sera mieux positionnée pour tirer pleinement parti des avantages offerts par le nouveau système de gestion de la relation client.

Houria Serrar

Consultante CRM passionnée par l'optimisation des processus et l'amélioration de l'efficacité des entreprises. Avec 4 ans d'expérience à mon actif, je suis là pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre CRM. Connectons-nous sur Linkedin !

Rejoignez les 2000 dirigeants industriels déjà inscrits