Voici 5 conseils pour vous aider à bien dimensionner la formation au CRM HubSpot et permettre à vos équipes d'adopter leur nouveau CRM de manière efficace.
- Identifier les personnes à former et leurs besoins
- Construire un programme de formation adapté
- Bien définir les modalités de formation en fonction de vos utilisateurs
- Evaluer la progression et l'adoption du CRM
- Proposer un accompagnement continu à vos utilisateurs CRM
1/ Identifier les personnes à former et leurs besoins spécifiques.
Il est important de comprendre les différentes responsabilités et tâches de chaque membre de votre équipe afin de personnaliser leur formation en fonction de leurs besoins individuels.
En effet, lors de la mise en place d'un CRM plusieurs types de profils peuvent être impactés :
- équipes commerciales sédentaires et/ou de terrain
- ADV
- administrateur du portail
- Service client
- Equipes marketing
- profils plus techniques : DSI...
Chacun de ces profils aura besoin de s'approprier le CRM via des fonctionnalités spécifiques et des process propres à leurs fonctions. Il vous faut donc commencer par identifier quels profils ont les mêmes besoins techniques et modes de fonctionnement proches.
2/ Construire un programme de formation adapté.
En tenant compte des besoins identifiés, élaborez un programme structuré qui couvre tous les aspects essentiels du CRM HubSpot.
Une formation initiale au CRM ne pourra jamais couvrir la totalité des fonctionnalités de l'outil au risque de "noyer" les utilisateurs.
Concentrez-vous donc dans un premier temps sur le minimum vital pour l'utilisation au quotidien. Une fois l'outil bien adopté, il sera possible de proposer des sessions d'appronfondissement ou des coachings personnalisés selon les besoins de chacun.
Assurez-vous aussi, lors de la construction du programme, d'inclure des sessions pratiques pour permettre aux utilisateurs d'utiliser leurs connaissances nouvellement acquises.
3/ Définir les modalités de formation en fonction de vos utilisateurs
La manière dont la ou les formations seront délivrées sont un aspect tout aussi important que le contenu. Si ces modalités ne correspondent pas à vos utilisateurs, ces derniers risquent de passer à côté ou du moins de ne pas profiter pleinement des séances programmées.
Parmi les modalités à définir :
- Vous pouvez opter pour une formation à distance ou en présentiel, en fonction des préférences et de la disponibilité de vos équipes. Si vous opez pour le distanciel, assurez-vous que les apprenants disposent d'un ordinateur, d'une caméra et d'un micro afin de pouvoir échanger et participer activement à la formation.
- Déterminez également la durée et le nombre de séances en fonction de la complexité du CRM et du temps disponible pour la formation. Une journée suffira-t-elle ? Les plannings de chacun s'accordent-ils mieux avec des séances hebdomadaires ?
- Sélectionnez le formateur qui correspond le mieux à vos besoins. Vous pouvez choisir d'utiliser un formateur interne ou externe.
💡Dans certains cas, il peut être plus efficace d'entendre les conseils d'un intervenant extérieur plutôt que de ses collègues.
De plus, un formateur externe peut faciliter l'expression des difficultés et des réticences des utilisateurs : il est parfois plus facile de dire ce qui ne va pas à un tiers qu'à son supérieur hiérarchique.
Nous vous recommandons de vous faire accompagner au moins au démarrage des formations pour garantir une transition fluide vers le nouveau CRM.
4/ Évaluer la progression et l'adoption du CRM HubSpot par vos équipes.
Une formation "au démarrage" va permettre de favoriser l'autonomie des équipes sur le nouveau CRM.
Toutefois la diversité des profils utilisateurs fait que chacun appréhende l'outil différemment.
Il est donc important de mesurer les progrès réalisés et d'identifier les éventuels obstacles à une adoption réussie. Vous pouvez le faire via une enquête en fin de formation mais aussi via un monitoring de l'utilisation de l'outil les premières semaines.
N'hésitez pas non plus à recueillir le feedback des équipes après un certain temps.
Cela vous permettra d'apporter des ajustements si nécessaire et de fournir un soutien supplémentaire là où il est judicieux.
5/ Proposer un accompagnement continu à vos utilisateurs CRM
Plus vos utilisateurs vont utiliser le CRM, plus ils pourront être amenés à se poser des questions ou à vouloir approfondir leur pratique.
A cela s'ajoute l'évolution constante de l'outil CRM HubSpot : nouvelles fonctionnalités, amélioration de l'expérience utilisateur....
Nous vous conseillons donc d'Identifier un référent qui pourra guider vos équipes au quotidien et répondre à leurs questions pratiques.
Cela évitera de les laisser seuls face à d'éventuelles difficultés et réduira le risque qu'ils abandonnent et retournent à leurs anciennes pratiques.
En suivant ces conseils, vous pourrez maximiser l'efficacité de la formation au CRM HubSpot et assurer une adoption réussie par vos équipes commerciales.
Or qui dit adoption de l'outil dit aussi rentabilité plus rapide de l'investissement sur le CRM.
Petit conseil bonus ?
Si vous optez pour un formateur, assurez-vous qu'il dispose du label Qualiopi.
Cela vous garantira le sérieux du partenaire mais aussi vous ouvrira des possibilités de financement auprès de votre OPCO le cas échéant.
Vous souhaitez former vos équipes ? Les aider à atteindre le plein potentiel de votre CRM HubSpot ?
Les formateurs certifiés de Nile Academy sont là pour vous aider à construire une formation sur-mesure.
