Pourquoi automatiser vos processus de vente ?
1. Gagner du temps sur les tâches répétitives
Les responsables commerciaux et les équipes de vente passent une partie conséquente de leur journée à des tâches répétitives telles que la saisie des données, la gestion des contacts entrants, ou l'envoi d'emails de suivi.
Automatiser ces tâches permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : construire des relations avec les prospects / clients et developper le chiffres d'affaires. L'objectif étant bien de gagner du temps sur les tâches essentiellement réactives, et d'en dégager pour des actions de fond plus stratégiques / proactives.
2. Améliorer la productivité des équipes
Quand les tâches manuelles sont automatisées, chaque membre de l’équipe de vente devient plus productif. Les ventes progressent plus rapidement car les processus sont simplifiés et optimisés. Vous pouvez ainsi gérer plus de prospects avec moins de ressources tout en améliorant les résultats.
3. Réduire les erreurs humaines
Plus vous faites de tâches répétitives manuelles, plus vous développez le risque d'erreurs humaines. La saisie incorrecte d’informations, ou des oublis dans les suivis peuvent nuire à la relation avec vos prospects / clients.
L’automatisation de certains suivi, saisies de données va permettre de réduire ces risques en :
- standardisant les processus ;
- en pré-remplissant les saisies ;
- en garantissant que chaque étape est suivie.
4. Optimiser l'expérience client
L’automatisation ne signifie pas que l’interaction humaine disparaît, mais elle permet de mieux gérer la relation avec le client. Par exemple, en envoyant des emails personnalisés automatiquement à des moments clés, vous maintenez l’engagement avec vos prospects tout en vous assurant que chaque interaction est pertinente et opportune.
Comment automatiser vos processus de vente ?
Mettre en place une automatisation efficace demande de réfléchir sur vos process.
1. Cartographier vos processus de vente actuels
Avant d’automatiser quoi que ce soit, il vous faudra comprendre clairement comment vos processus de vente fonctionnent aujourd’hui :
- Identifiez les étapes clefs de votre parcours de vente ;
- Identifiez les tâches qui sont répétitives, chronophages ou souvent sujettes à des erreurs ;
- Classez-les tâches par ordre de priorité et de complexité afin de déterminer lesquelles peuvent être automatisées sans nuire à la qualité de l’expérience client.
A lire : Process commerciaux et expérience client : quel est le lien ?
2. Définir des objectifs clairs
Pourquoi voulez-vous automatiser ? Souhaitez-vous :
- réduire le temps passé sur la saisie de données ?
- augmenter la productivité globale ?
- améliorer le suivi des prospects ?
Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (SMART). Cela vous aidera à orienter vos efforts sur la mise en place de ces automatisations et à mesurer l’impact de l’automatisation sur votre organisation.
Parfois, quelques automatisations simples à mettre en place peuvent assez facilement vous apporter des "quick wins" et considérablement alléger la charge manuelle et mentale de vos équipes.
3. Choisir les bons outils d'automatisation
Il existe une multitude de solutions d’automatisation des ventes sur le marché, mais toutes ne sont pas adaptées à vos besoins spécifiques. Les outils comme HubSpot, Salesforce, ou Pipedrive permettent d’automatiser diverses tâches.
L’intégration d’un CRM qui supporte ces fonctions est un excellent point de départ. Assurez-vous que l’outil choisi est facilement intégrable avec vos systèmes actuels et qu’il peut évoluer avec votre entreprise.
4. Quels sont les types de tâches que je peux automatiser ?
- Suivi des demandes entrantes : Envoyer des emails automatiques (accusé de réception par exemple) après qu’un prospect ait rempli un formulaire de contact.
- Gestion des leads : Assigner automatiquement les leads à des commerciaux en fonction de critères spécifiques (Territoire, Type de compte, etc).
- Rappels et notifications : Mettre en place des rappels automatiques pour les actions importantes à réaliser, comme les relances commerciales ou les rendez-vous à planifier à certaines étapes de votre processus de vente.
5. Former vos équipes à l'automatisation
L’automatisation ne doit pas être perçue comme une menace, mais plutôt comme une opportunité pour vos équipes de se concentrer sur des tâches plus motivantes.
Organisez des sessions de formation pour montrer aux commerciaux comment les automatisations se comportent améliore leur quotidien. Ils n'ont pas besoin de devenir des experts des automatisations et de savoir les mettre en place. En revanche, il est essentiels qu'ils comprennent pourquoi elles sont utiles et comment elles impactent leur quotidien.
6. Faites des ajustements réguliers
L’automatisation des ventes est un processus itératif. Une fois que vous avez mis en place vos premières automatisation, surveillez attentivement leur efficacité.
Recueillez les retours de vos équipes et ajustez en fonction des résultats obtenus.
La performance de vos processus automatisés doit être régulièrement mesurée. Suivez des indicateurs clés comme le taux d’ouverture des emails, le taux de conversion des leads ou encore le temps économisé. Cela vous permettra de justifier les investissements réalisés et d'ajuster les stratégies d’automatisation en fonction des résultats.
Bonnes pratiques pour une automatisation réussie
Maintenant que vous avez les bases, voici quelques bonnes pratiques à suivre pour optimiser l’automatisation de vos processus de vente.
1. Personnalisez / contextualisez autant que possible
Automatisation ne doit pas rimer avec dépersonnalisation.
Utilisez des variables dynamiques pour personnaliser les emails et les messages envoyés automatiquement. Adressez-vous à vos prospects / ou à vos collaborateur en utilisant des déclencheurs contextualisées, adaptez votre communication en fonction de leur historique d'interaction avec vous.
2. Ne spammez pas vos contacts / utilisateurs
Trop de communication tue la communication ! L’automatisation permet d’envoyer des communications à grande échelle, mais attention à ne pas submerger vos destinataires trop de messages. Le risque étant que vous finissiez par être ignoré.
👉 Utilisez les outils de segmentation pour n’envoyer des communications qu’aux personnes qui ont manifesté un réel intérêt côté client.
👉 Réduisez les notifications interne à un volume qui reste utile à votre équipe pour fonctionner.
3. Conservez une approche humaine
Bien que l’automatisation puisse éliminer de nombreuses tâches manuelles, il est important de maintenir des interactions humaines de qualité. Assurez-vous que vos commerciaux interviennent bien aux moments clefs de la vente ou pour résoudre des questions complexes. L’automatisation doit soutenir vos efforts, et non remplacer totalement l’engagement humain.
Des exemples d'automatisations utiles sur HubSpot
A lire : Comment créer un Workflow sur HubSpot ?
Exemple 1 : Suivi des demandes entrantes
Envoyer des emails automatiques (accusé de réception par exemple) après qu’un prospect ait rempli un formulaire de contact.
HubSpot propose un outil de formulaire que vous pouvez intégrer sur votre site internet. Cela vous permettra de centraliser toutes vos demandes entrantes dans une vue du CRM.
Avec un workflow basé sur les contacts, vous pourrez ensuite :
- Envoyer un accusé de réception à votre client / prospect
- Attribuer la bonne personne
- Déclencher une notification pour le destinataire en interne via e-mail, Slack, SMS ou encore même créer des tâches et des transactions automatiquement.
Exemple 2 : Relance des devis oubliés
Avec un workflow basé sur les transactions, pour toute transaction arrivée dans la phase "Devis Envoyé" :
- Attendre X jours
- Ajouter une branche pour vérifier si le devis est toujours dans cette phase
- Dans la branche qui correspond au fait que votre devis n'ait pas évoluer, ajouter une notification pour le commercial l'incitant à relancer son devis - ou à mettre à jour la transaction.
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