La migration d'un portail HubSpot vers un autre peut être un processus délicat, mais si elle est effectuée correctement, elle devrait permettre de transférer vos données sans perte significative. Voici un guide détaillé pour vous aider dans ce processus, ainsi que des conseils pour garantir le succès de votre migration.
Quelles sont les principales étapes pour une migration HubSpot vers HubSpot ?
1. Évaluation et planification
Avant de commencer la migration, il est crucial d'évaluer votre portail HubSpot actuel. Cela inclut :
- L'analyse des données : Identifiez les types de données que vous souhaitez migrer, tels que les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les campagnes marketing, les workflows, et plus encore.
💡Cela peut être l’occasion de faire du tri : listes non utilisées, WF désactivés..
- La liste des contenus à migrer: Faites une liste de tous les actifs numériques comme les modèles d'emails, les pages de destination, les formulaires, et les listes de contacts.
- La priorisation : Déterminez quelles données et actifs sont les plus critiques pour votre entreprise et doivent être migrés en premier. Cette étape va vous servir de plan pour la migration et vous donnera un aperçu du volume de travail vous attendant.
2. Préparation des données
A cette étape il s'agit de vous assurer que vos données actuelles sont propres et bien organisées avant de les migrer vers votre nouvel environnement HubSpot.
Cela passe par :
- Le nettoyage des données : Supprimez les doublons (dans les fiches d’informations mais également dans les propriétés), corrigez les erreurs et mettez à jour les informations obsolètes.
- La segmentation : Classez les données en segments pour faciliter leur migration et leur réintégration dans le nouveau portail.
⚠️ A noter qu’un certain nombre d'éléments ne peuvent être migrés automatiquement : les modèles d’emails, les CTA, les formulaires, les campagnes .. Il vous faudra les recréer sur le nouveau portail.
D’autre part la migration de données ne vous permettra pas de conserver les analytics d’engagement (ouvertures, clics, vues, dernière visite d’une page…)
3. Configuration du nouveau portail
Avant de pouvoir importer vos données, vous allez devoir préparer votre nouveau portail HubSpot. Grâce à votre roadmap de déploiement vous allez pouvoir organiser et répartir le travail :
- Paramètres de base : Configurez les paramètres de base tels que les informations sur l'entreprise, les utilisateurs et les permissions.
- Personnalisation : Adaptez les champs de propriétés personnalisées pour correspondre aux données de votre ancien portail.
- Recréation des éléments non migrés : il vous faudra aussi prendre le temps de recréer tous les éléments utiles à votre utilisation.
4. Migration des données
Ne nous le cachons pas, le nerf de la guerre dans un projet de migration, c'est la donnée.
Vous disposez de plusieurs options pour migrer les données de votre ancien portail :
- Exportation/Importation CSV : Exportez les données de votre ancien portail sous forme de fichiers CSV et importez-les dans le nouveau portail. Cette option peut être gérée sans l’appui d’un développeur mais nécessite de maitriser les imports et leurs subtilités, notamment pour bien associer les objets entre eux.
- Utilisation d'API : Pour une migration plus complexe et automatisée, utilisez les API HubSpot pour extraire et injecter les données. Dans cette approche vous aurez besoin d’une ressource technique.
- Outils tiers : Il existe des outils spécialisés qui peuvent faciliter le processus de migration.
5. Validation et test
Après avoir migré les données, il est essentiel de vérifier que tout a été transféré correctement. Pour cela nous vous conseillons de procéder en 2 temps :
- Contrôle de qualité : Comparez les données entre l'ancien et le nouveau portail pour vous assurer qu'elles correspondent.
- Tests : Effectuez des tests de fonctionnalités pour vérifier que les workflows, les campagnes et autres processus fonctionnent comme prévu.
A cette étape nous vous recommandons de solliciter quelques champion users dans votre équipe. Ils pourront rapidement identifier toute erreur ou anomalie dans leurs usages quotidiens. Qui impliquer sur un projet de CRM
Meilleures pratiques pour une migration réussie
1. Planification rigoureuse
Un plan de migration bien défini est la clé du succès. Élaborez un calendrier détaillé et définissez des étapes claires pour chaque phase du projet.
2. Communication
Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont informées du processus de migration. Une communication claire et régulière peut prévenir les malentendus et minimiser les interruptions.
3. Sauvegardes
Avant de commencer la migration, effectuez une sauvegarde complète de votre portail HubSpot actuel. Cela vous permettra de restaurer les données en cas de problème.
4. Formation des utilisateurs
Formez les utilisateurs sur le nouveau portail HubSpot pour qu'ils puissent utiliser efficacement les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour.
5. Assistance technique
Si nécessaire n'hésitez pas à recourir à des experts HubSpot pour résoudre les problèmes techniques complexes.
6. Documentation
Documentez chaque étape du processus de migration. Cela sera utile pour des références futures et pour maintenir un historique des changements effectués.
En bref
Migrer d'un portail HubSpot à un autre peut être un défi, mais en suivant les bonnes pratiques et en adoptant une approche méthodique, vous pouvez assurer une transition réussie. Une planification minutieuse, une communication efficace et une attention particulière aux détails vous aideront à tirer le meilleur parti de votre nouveau portail HubSpot.