Quels outils pour collaborer en ligne dans l'industrie ?

Nile développe des services à destination de PME industrielles, et à ce titre nous avons dû mettre en place des outils et une infrastructure qui nous permette de répondre aux problématiques spécifiques des secteurs industriels : clients et prospects à l'international, réseau de distribution international, équipes réduites mais sans cesse en déplacement, et parfois très loin. 

Ces problématiques que rencontrent tous les dirigeants dans l'industrie, en particulier ceux d'entreprises de taille moyenne, nous forcent à réflechir sur de nouvelles formes de communication.

J'ai récemment eu l'occasion de témoigner auprès d'un parterre de chefs d'entreprises et de dirigeants sur la façon dont nous avons relevé le challenge du "travailler autrement" dans une agence comme la nôtre. 

Je partage donc avec vous les outils que nous utilisons et qui nous permettent aujourd'hui d'être toujours plus productifs et performants.

Outils pour réunions et conférences en ligne.

Qu'il s'agisse de réunions projets avec des clients ou des partenaires ou de call pour prospecter et conclure des affaires, la distance ne devrait aujourd'hui plus être un problème. 

Hangout de Google

Bien utilisés, les outils de vidéo-conférence en ligne peuvent vous permettre d'abolir cette distance et de vous ouvrir de nouvelles opportunités. Chez Nile nous avons fait le choix de plébisciter Hangout de Google qui se révèle à l'usage le plus intuitif et simple d'utilisation.

Nous utilisons Hangout pour :

• Organiser des réunions jusqu'à 10 personnes simultanément
• Organiser des webinars et les diffuser en direct sur Youtube
• Proposer des formations en ligne à des outils  (Wordpress, joomla,hubspot, Hootsuite,...)
• Organiser des réunions avec des prospects pour partager avec eux une présentation

Son avantage principal est qu'il fonctionne depuis n'importe quel navigateur, sur smartphones et tablettes, et également qu'il est connecté avec les autres outils proposés par Google, notamment le Drive, l'agenda et Gmail. Hangout propose également un tchat en direct qui offre une communication plus directe avec son interlocuteur.

J'ajoute au passage que Hangout est totalement gratuit, du moins pour une utilisation similaire à la nôtre.

En alternative vous avez bien sûr Skype, désormais intégré avec la suite Office 365 de Microsoft, ou encore des solutions plus spécifiques comme Webex de Cisco ou GoTo Webinar.

Outils pour collaborer et partager des documents en ligne

Là encore, quand il s'agit de choisir une plateforme permettant de partager des documents en ligne, de les stocker et de les modifier à plusieurs, les solutions sont nombreuses.

Google Drive

Chez Nile, nous plebiscitons les outils proposés par Google, et toutes liées à l'application Google Drive. Pour une somme relativement modique, une dizaine d'euros par utilisateur et par mois, vous bénéficiez d'un stockage illimité, de la possibilité de stocker en ligne vos fichier et de collaborer sur des documents. 

Drive propose des application compatbiles avec Word, Excel ou Power-Point, les Google Docs, Google Sheet, et Google Slides qui vous permettront d'effectuer quasiment le même travail en ligne et à plusieurs.

Gmail

Las des problèmes de paramétrage de nos boites de messagerie sur outlook ou mail, nous avons définitivement fait le choix de basculer sur Gmail et nous ne le regrettons pas. En associant votre domaine, vous pourrez vous appuyer sur l'infrastructure Google pour gérer vos messageries et celles de toute l'entreprise, sans vous soucier des aspects purement techniques qui font souvent perdre un temps précieux.

J'ajoute que Gmail permet de gérer les messages par importance et offre de nombreuses possibilités inexistantes sur les logiciels comme outlook ou Mail d'Apple.

Agendas

Si vous utilisez Drive et Gmail, vous basculerez naturellement vos agendas sur Google Agenda qui a l'avantage d'être parfaitement connecté à tous les autres outils proposés par Google.

Basecamp

Si comme l'agence NILE, vous fonctionnez en mode projet et si en plus vous disposez comme nous de quelques passioné(e)s des ToDo list, Basecamp est définitivement l'outil qu'il vous faut. 

Un peu déconcertant lors de sa prise en main, cet outil se révèle extrêmement performant car il vous permet de vous concentrer sur l'essentiel et de planifier toutes les tâches liées à un projet. Vous pouvez également associer vos partenaires et mettre dans la boucle vos clients, sans leur imposer d'avoir accès au logiciel : les échanges passent par emails, qui sont stockés dans les basecamps de votre projet.

Evernote

Je garde celui-là pour la fin mais c'est loin d'être le dernier de nos outils. Evernote est devenu un compagnon indispensable pour prendre des notes, garder dans un coin toutes ces informations dont on sait que l'on aura besoin de retrouver dans quelques temps. 

Quels que soient les outils que vous choisirez pour votre entreprise, il vous faudra comprendre qu'il s'agit de constituer une infrastructure "numérique" au même sens que vous disposez de machines, de batiments et de véhicules. En ce sens, il sera necessaire d'investir et d'éviter de chercher le tout gratuit sous peine de passer plus de temps à bricoler.

Les outils que vous choisirez doivent être simple et intuitifs et doivent répondre à un besoin exprimé de vos collaborateurs. 

Dernier point : je suis partisan d'avoir plusieurs outils simples faciles à connecter avec d'autres applications plutôt que d'opter pour des usines à gaz cherchant à couvrir l'ensemble des fonctionnalités mais sans y parvenir entièrement. 

J'espère que ce partage des outils pour collaborer dans l'industrie vous sera utile. N'hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires. 

Pour aller plus loin dans la démarche marketing dans l'industrie, je vous incite à télécharger ce guide, et découvrir comment adapter les techniques marketing à votre industrie !