Automatiser vos processus de vente est une nécessité stratégique pour les responsables commerciaux qui cherchent à améliorer leur efficacité et à maximiser les résultats.
Dans cet article, nous explorerons pourquoi vous devriez envisager l’automatisation, comment la mettre en place, avec des exemples, et partagerons quelques bonnes pratiques pour vous guider.
Les responsables commerciaux et les équipes de vente passent une partie conséquente de leur journée à des tâches répétitives telles que la saisie des données, la gestion des contacts entrants, ou l'envoi d'emails de suivi.
Automatiser ces tâches permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : construire des relations avec les prospects / clients et developper le chiffres d'affaires. L'objectif étant bien de gagner du temps sur les tâches essentiellement réactives, et d'en dégager pour des actions de fond plus stratégiques / proactives.
Quand les tâches manuelles sont automatisées, chaque membre de l’équipe de vente devient plus productif. Les ventes progressent plus rapidement car les processus sont simplifiés et optimisés. Vous pouvez ainsi gérer plus de prospects avec moins de ressources tout en améliorant les résultats.
Plus vous faites de tâches répétitives manuelles, plus vous développez le risque d'erreurs humaines. La saisie incorrecte d’informations, ou des oublis dans les suivis peuvent nuire à la relation avec vos prospects / clients.
L’automatisation de certains suivi, saisies de données va permettre de réduire ces risques en :
L’automatisation ne signifie pas que l’interaction humaine disparaît, mais elle permet de mieux gérer la relation avec le client. Par exemple, en envoyant des emails personnalisés automatiquement à des moments clés, vous maintenez l’engagement avec vos prospects tout en vous assurant que chaque interaction est pertinente et opportune.
Mettre en place une automatisation efficace demande de réfléchir sur vos process.
Avant d’automatiser quoi que ce soit, il vous faudra comprendre clairement comment vos processus de vente fonctionnent aujourd’hui :
A lire : Process commerciaux et expérience client : quel est le lien ?
Pourquoi voulez-vous automatiser ? Souhaitez-vous :
Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (SMART). Cela vous aidera à orienter vos efforts sur la mise en place de ces automatisations et à mesurer l’impact de l’automatisation sur votre organisation.
Parfois, quelques automatisations simples à mettre en place peuvent assez facilement vous apporter des "quick wins" et considérablement alléger la charge manuelle et mentale de vos équipes.
Il existe une multitude de solutions d’automatisation des ventes sur le marché, mais toutes ne sont pas adaptées à vos besoins spécifiques. Les outils comme HubSpot, Salesforce, ou Pipedrive permettent d’automatiser diverses tâches.
L’intégration d’un CRM qui supporte ces fonctions est un excellent point de départ. Assurez-vous que l’outil choisi est facilement intégrable avec vos systèmes actuels et qu’il peut évoluer avec votre entreprise.
L’automatisation ne doit pas être perçue comme une menace, mais plutôt comme une opportunité pour vos équipes de se concentrer sur des tâches plus motivantes.
Organisez des sessions de formation pour montrer aux commerciaux comment les automatisations se comportent améliore leur quotidien. Ils n'ont pas besoin de devenir des experts des automatisations et de savoir les mettre en place. En revanche, il est essentiels qu'ils comprennent pourquoi elles sont utiles et comment elles impactent leur quotidien.
L’automatisation des ventes est un processus itératif. Une fois que vous avez mis en place vos premières automatisation, surveillez attentivement leur efficacité.
Recueillez les retours de vos équipes et ajustez en fonction des résultats obtenus.
La performance de vos processus automatisés doit être régulièrement mesurée. Suivez des indicateurs clés comme le taux d’ouverture des emails, le taux de conversion des leads ou encore le temps économisé. Cela vous permettra de justifier les investissements réalisés et d'ajuster les stratégies d’automatisation en fonction des résultats.
Maintenant que vous avez les bases, voici quelques bonnes pratiques à suivre pour optimiser l’automatisation de vos processus de vente.
Automatisation ne doit pas rimer avec dépersonnalisation.
Utilisez des variables dynamiques pour personnaliser les emails et les messages envoyés automatiquement. Adressez-vous à vos prospects / ou à vos collaborateur en utilisant des déclencheurs contextualisées, adaptez votre communication en fonction de leur historique d'interaction avec vous.
Trop de communication tue la communication ! L’automatisation permet d’envoyer des communications à grande échelle, mais attention à ne pas submerger vos destinataires trop de messages. Le risque étant que vous finissiez par être ignoré.
👉 Utilisez les outils de segmentation pour n’envoyer des communications qu’aux personnes qui ont manifesté un réel intérêt côté client.
👉 Réduisez les notifications interne à un volume qui reste utile à votre équipe pour fonctionner.
Bien que l’automatisation puisse éliminer de nombreuses tâches manuelles, il est important de maintenir des interactions humaines de qualité. Assurez-vous que vos commerciaux interviennent bien aux moments clefs de la vente ou pour résoudre des questions complexes. L’automatisation doit soutenir vos efforts, et non remplacer totalement l’engagement humain.
A lire : Comment créer un Workflow sur HubSpot ?
Envoyer des emails automatiques (accusé de réception par exemple) après qu’un prospect ait rempli un formulaire de contact.
HubSpot propose un outil de formulaire que vous pouvez intégrer sur votre site internet. Cela vous permettra de centraliser toutes vos demandes entrantes dans une vue du CRM.
Avec un workflow basé sur les contacts, vous pourrez ensuite :
Avec un workflow basé sur les transactions, pour toute transaction arrivée dans la phase "Devis Envoyé" :
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