Avec la montée du télétravail, nous observons tous une multiplication des logiciels applicatifs en entreprise. Le modèle Software as a Service rend l’adoption des nouveaux outils beaucoup plus facile qu’il y a 20 ans.
Chez Nile nous utilisons une myriade d’outils. Je suis sûre que chez vous aussi, non ?
Gmail, Zoom et Slack pour communiquer, HubSpot pour notre suivi client, Basecamp pour nous organiser en interne, TwentyThree et Vidyard pour faire des vidéos, 15 five pour le coaching, etc… Si je les compte, on arrive facilement à une vingtaine d’applications.
Parfois certains outils “tout en un” nous sauvent, HubSpot en est le meilleur exemple ! On a pu rassembler sous une seule ombrelle plus d’une trentaine de fonctionnalités.
Cependant, on a beau essayer de rationaliser nos outils, nous avons toujours besoin de certaines solutions métier spécifiques pour faire notre travail correctement.
Cette démultiplication des outils pose alors pour une entreprise un problème majeur : la centralisation de la donnée.
- C’est pénible pour le service informatique et légal
La démocratisation du SaaS encourage ce qu’on appelle “le shadow IT”. Il est donc de plus en plus difficile pour les départements informatiques de garder le contrôle sur les applications logicielles utilisées par les collaborateurs. Depuis 2018, avec la RGPD, votre entreprise est responsable des données de ses clients. En cas de brèche de sécurité, ou en cas de non conformité aux règles du consentement, vous risquez des répercussions légales qui peuvent être dramatiques. Plus vous multipliez les systèmes, plus vous augmentez vos chances de faire face à des brèches de sécurité.
- C’est pénible pour l’utilisateur
Combien d’entre vous se sont un jour retrouvés à saisir une exacte même donnée dans plusieurs systèmes ? Par exemple, je rentre une fiche client dans mon ERP, je dois la saisir aussi dans ma base de données marketing.
- C’est pénible pour les dirigeants
Lorsque la donnée est éparpillée dans plusieurs systèmes, il est très difficile de prendre des décisions. Vous passez alors beaucoup de temps à agréger des données entre elles au lieu de passer du temps à réfléchir sur ce qu’elles signifient pour la croissance de votre entreprise. Vous me voyez venir avec mon fameux tableau excel ?
Bref c’est pénible pour tout le monde, vous l’aurez compris … Vous me direz, chez Nile cela ne résout pas notre problème, on a toujours une vingtaine d’outils.
Comment centraliser les données au sein de l’entreprise ? Les intégrations sont une première réponse à cette question.
C’est pour cela que nous avons fait des intégrations entre nos applications. Karim, notre dirigeant, vous dira qu'il dort mieux depuis.
Sommaire :
Qu’est ce qu’une intégration ?
Comment une intégration peut vous aider à centraliser la donnée ?
Quelles sont les données que je souhaite faire circuler entre mes deux applications ?
Est ce que l’intégration va faire gagner du temps à mon équipe ?
Les intégrations dites “natives”
Les intégrations personnalisées ou “custom integrations”
Qu’est ce qu’une intégration ?
Quand vous réalisez une intégration, vous donnez la possibilité à deux applications logicielles d’échanger de la donnée. Vous créez un canal de communication entre deux types d’outils.
Comment une intégration peut vous aider à centraliser la donnée ?
En permettant à vos outils logiciels de communiquer, vous permettez à la donnée de mieux circuler entre les systèmes.
Un exemple d’intégration dans le cadre des affaires :
Si votre CRM est connecté à votre logiciel de devis-facturation : lorsque votre prospect signe une proposition commerciale sur votre outil de devis, votre opportunité se met automatiquement à jour dans votre CRM avec le bon statut, montant et dates.
Si la connexion n’existe pas, alors votre commercial doit manuellement mettre à jour le système. Cela lui génère une tâche supplémentaire, il peut oublier, faire une erreur : cela peut mettre en péril les prédictions commerciales de son manager ou retarder la livraison d’une commande chez un client.
Que pouvez-vous intégrer ?
Aujourd’hui, presque tous les logiciels s’intègrent avec au moins avec un autre système.
Parfois, il vous arrivera de vous poser la question et vous rendre compte que l’intégration n’est pas nécessaire. Pour justifier une intégration, vous devez identifier si les systèmes ont un intérêt à se parler.
Avant de considérer une intégration, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :
Quelles sont les données que je souhaite faire circuler entre mes deux applications ?
Si vos deux systèmes n’ont pas de données en commun, l’intégration ne sera pas pertinente. Par exemple, intégrer un logiciel de formation des employés avec votre application gestion des stocks n’aura pas réellement de sens si les données n’ont pas vraiment de relation entre elles.
Est ce que l’intégration va faire gagner du temps à mon équipe ?
Cette question va surtout vous aider à identifier les intégrations à faire en priorité. Intégrer votre logiciel de devis-facturation avec votre CRM aura dans certains cas la priorité sur l’intégration de la paie avec l’application de gestion de projet. Ou inversement !
Ces deux intégrations sont très pertinentes, mais le temps gagné, l’argent économisé sur des tâches de reporting manuel peuvent vous aider à prioriser.
Notre conseil : Construire un tableau avec la liste des bénéfices pour chaque projet peut vous aider à arbitrer entre ces deux chantiers.
Comment intégrer ?
Vous avez 3 grandes catégories d’intégrations sur le marché :
Les intégrations dites “natives”
Les intégrations natives sont celles qui vous permettent d’intégrer deux solutions applicatives en quelques clics.
Exemple :
Eventbrite s'intègre directement avec Facebook pour vous permettre de partager vos événements facilement sur votre page.
HubSpot s’intègre avec Gmail pour vous permettre de retrouver tous vos outils d’aide à la vente directement dans votre boite mail et de consigner vos échanges automatiquement dans le CRM.
Les +
Elles sont souvent supportées directement par les éditeurs directement et sont très faciles à déployer.
Elles sont très souvent gratuites.
Les -
Dans la majorité des cas, vous ne pouvez pas choisir quelles données sont partagées entre les systèmes.
Les Plateformes as a Service
Ces plateformes interviennent comme un lien entre deux solutions applicatives pour gérer les flux de données. Les connecteurs sont développés pour vous et vous permettent de configurer les flux sans code ni développement.
Exemple : Zapier, PieSynch, FormStack, …
Vous auriez besoin de PieSynch pour intégrer Microsoft Dynamics et HubSpot.
Les +
Vous n’avez pas besoin d’un développeur pour faire la connexion entre vos applications.
Elles vous permettent de personnaliser les flux plus librement que certaines intégrations natives et de résoudre des problématiques métier plus précises.
Les -
Vous êtes dépendant de la roadmap de développement de ces acteurs et certains types de flux peuvent ne pas être disponibles.
Ces plateformes facturent soit un coût au flux ou un abonnement. Ce qui fait augmenter l’enveloppe applicative de votre entreprise.
Soyez vigilant sur le support en cas de bug.
Les intégrations personnalisées ou “custom integrations”
Exemple : vous voulez intégrer votre CRM maison avec une plateforme d’e-mailing
Les +
Vous êtes complètement libre de choisir les flux de données que vous voulez établir.
Les -
Vous serez sûrement obligés de faire appel à un développeur.
Le coût du projet sera plus élevé car tout est développé sur mesure.
Prévoyez un forfait de maintenance et support pour assurer la stabilité de l’intégration dans le temps.
Quel que soit votre écosystème d’applications, après la lecture de cet article, nous espérons que vous pouvez désormais nous citer un exemple d’intégration !
Vous pouvez maintenant mieux prioriser les projets informatiques de votre entreprise et commencer à centraliser les données.
