Comment dédupliquer vos contacts et entreprises dans HubSpot

Vous gérez une base de données de contacts et d'entreprises dans HubSpot, mais vous êtes-vous déjà demandé comment la qualité de vos données affecte votre efficacité marketing et commerciale ? Les doublons dans votre CRM peuvent entraîner des confusions, des incohérences et un gaspillage de temps précieux. Dans cet article, nous allons explorer l'importance de la déduplication dans HubSpot : 

1. Comprendre les doublons
2. Utilisation de la fonction "Gérer les doublons"
3. Personnalisation des critères de détection 
4. Exécution de la déduplication
5. Fusionner les doublons 
6. Suivi et maintenance
7. Adapter vos Workflows
8. Former l'équipe 

1. Comprendre les doublons

Avant de commencer le processus de déduplication, il est essentiel de comprendre ce qu'est un doublon. Dans HubSpot, un doublon se produit lorsqu'il y a plusieurs enregistrements qui représentent la même personne ou la même entreprise. Ces doublons peuvent résulter de plusieurs sources, telles que des importations de données, des formulaires en ligne ou des intégrations avec d'autres outils.

2. Utilisation de la fonction de détection des doublons

HubSpot offre une fonctionnalité intégrée de détection des doublons qui vous permet de rechercher et de gérer efficacement les doublons dans votre base de données. Voici comment l'utiliser :

• Accédez à votre compte HubSpot et cliquez sur "Contacts" pour afficher la liste de vos contacts.
• Cliquez sur "Plus d'actions" dans le coin supérieur droit.
• Sélectionnez "Gérer les doublons" dans le menu déroulant.

3. Personnalisation des critères de détection

HubSpot vous permet de personnaliser les critères de détection des doublons pour correspondre à vos besoins spécifiques. Vous pouvez choisir les champs sur lesquels baser la déduplication, tels que le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc.

Pour personnaliser les critères de détection :

• Cliquez sur "Personnaliser les critères de détection" dans la fenêtre de gestion des doublons.
• Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser pour identifier les doublons.
• Configurez les règles de détection en fonction de vos besoins.

4. Exécution de la déduplication

Une fois que vous avez configuré les critères de détection des doublons, vous pouvez lancer le processus de déduplication. HubSpot analysera votre base de données et vous montrera une liste des doublons potentiels.

• Cliquez sur "Rechercher les doublons" pour lancer l'analyse.
• Examinez la liste des doublons détectés.
• Pour chaque paire de doublons, sélectionnez l'action à entreprendre, comme fusionner ou ignorer.

5. Fusionner les doublons

La fusion des doublons est une étape cruciale de la déduplication. Lorsque vous fusionnez des doublons, HubSpot combine les informations des deux enregistrements en un seul, en conservant toutes les données pertinentes.

• Cochez la case à côté des enregistrements que vous souhaitez fusionner.
• Cliquez sur "Fusionner les contacts" pour combiner les informations.

6. Suivi et maintenance

La déduplication de votre base de données est un processus continu. Il est essentiel de mettre en place des procédures de suivi et de maintenance pour éviter la réapparition de doublons. Vous pouvez également utiliser des outils de déduplication tiers pour vous aider à automatiser ce processus.

7. Adapter vos workflows

Les workflows dans HubSpot sont des outils puissants pour automatiser vos processus marketing et de vente. Cependant, une fois que vous avez nettoyé les doublons dans votre base de données, il est crucial d'adapter vos workflows pour refléter les modifications apportées à votre base de données. Voici comment vous devriez aborder cette étape :

• Mettre à jour les étapes de workflow : Si votre workflow inclut des étapes qui envoient des emails, attribuent des tâches, ou prennent des décisions basées sur des critères spécifiques, assurez-vous que ces étapes tiennent compte des nouvelles données.
• Vérifier les déclencheurs : Les déclencheurs de workflow dépendent souvent des propriétés des contacts ou des entreprises. Après la déduplication, assurez-vous que les déclencheurs correspondent aux propriétés mises à jour.
• Révision des conditions : Si vos workflows sont conditionnels, assurez-vous que les conditions sont toujours pertinentes après la déduplication. Par exemple, si vous aviez des workflows basés sur l'ancienne propriété "Société A" et que vous avez fusionné des doublons avec "Société B," vous devrez peut-être ajuster ces conditions.
• Test des workflows : Avant de les réactiver, il est important de tester vos workflows pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement avec les nouvelles données dédupliquées.

8. Formation de l'équipe 

Enfin, n'oubliez pas de former votre équipe sur les nouvelles procédures en place. Si des modifications importantes ont été apportées aux workflows ou aux processus de gestion des doublons, assurez-vous que votre équipe est au courant de ces changements et sait comment les suivre.

En déduisant, la déduplication dans HubSpot est bien plus qu'une simple tâche de maintenance de base de données. C'est un élément essentiel

pour assurer la précision, la cohérence et l'efficacité de vos opérations marketing et commerciales. En éliminant les doublons, vous permettez à votre équipe de se concentrer sur l'essentiel : créer des relations plus fortes avec les clients, personnaliser les communications et prendre des décisions plus éclairées.